Quali sono le attività che gli imprenditori non sanno di poter delegare? La risposta di 10 VA

Ho scoperto la figura dell’assistente virtuale anni fa, ascoltando podcast e leggendo blog di imprenditori e marketer americani.

Ripetevano più o meno tutti queste frasi: devi imparare a delegare! Concentrati sulle cose importanti! Devi creare una procedura! Fai solo quello che ti piace! Fai lavorare gli altri!

E dicevano di essere circondati da un esercito di assistenti virtuali a cui assegnavano le attività più disparate, dal prenotare il ristorante alla gestione dei social media.

Dicevano anche di pagare pochissimo, assumendo collaboratori nelle Filippine, paese prediletto per il livello di Inglese eccellente e il costo orario irrisorio.

Per cui il mio primo approccio è stato proprio quello: ho assunto Lean Fernandez di Cebu, Filippine per $5/ora, ho creato delle procedure per cose che non volevo più fare, e mi sono dedicato ad altro.

Solo in tempi più recenti ho capito che questo approccio è estremamente limitante!

Gli assistenti virtuali non sono robot da programmare ma sono dei professionisti del digitale che con le loro conoscenze portano grandissimo valore all’imprenditore, al professionista e all’azienda con cui collaborano.

Mi ci sono voluti anni per capirlo, e vorrei aiutarti a non ripetere il mio errore.

Quindi mi sono chiesto:

“Quali sono le attività che gli imprenditori non sanno di poter delegare a un assistente virtuale?”

Questa è la domanda che ho fatto a 10 assistente virtuali affermate, che grazie alla loro esperienza ci aiutano a capire quali attività possiamo delegare.

Lascio la parola a loro, qui sotto trovi le risposte di alcune delle più grandi assistenti virtuali italiane.

Audra Bertolone

Assistente Virtuale @ Audra Bertolone ✉ ciao@audrabertolone.it

Negli ultimi 5 anni come assistente virtuale ho seguito diversi clienti ognuno di loro con esigenze molto diverse.

Spesso le persone, specie chi non ha mai collaborato con una AV, tendono all’inizio a delegare solo piccole attività e per lo più di back office come ad esempio l’inserimento di dati o delle semplici ricerche su internet.
I miei clienti sono tutti imprenditori/trici con almeno un business online e molti di loro sono anche podcaster.

Tra AV e cliente si deve creare un rapporto di fiducia e questo permette a una AV di supportare un cliente in diverse attività, tutte quelle che non richiedono il suo intervento diretto e la sua creatività.
Non c’è quindi limite ai task che possono essere delegati a un’AV.

Ti faccio alcuni esempi basati sulla mia esperienza personale qui di seguito.

Per molto tempo ho aiutato un noto podcast del mondo digitale a creare dei brevi promo audio da condividere attraverso i social network. In seguito mi sono anche occupata di cercare aziende italiane ed estere interessate a sponsorizzare le puntate del podcast. Il mio supporto è stato utile per far conoscere a più persone il podcast e per trovare un ulteriore sostegno economico, poiché il podcast si sostiene economicamente solo grazie alle donazioni degli ascoltatori.

Da diversi anni collaboro con due freelance che si sono uniti in una società e che hanno creato un corso online su abbonamento gestito attraverso una piattaforma di ecommerce. Ho iniziato la mia collaborazione con loro gestendone le caselle di posta elettronica e la fatturazione.

In seguito, una volta lanciato il corso, ho iniziato a occuparmi della gestione del back end del sito ecommerce controllando gli abbonamenti e le membership dei vari utenti iscritti e gestendone totalmente e in autonomia il customer service.

Grazie al mio supporto i miei clienti possono concentrarsi sulla creazione di nuovi corsi e sull’attività di consulenza senza preoccuparsi di dover gestire email e richieste dei clienti. Questo tipo di supporto, specie nei periodi di Black Friday e di sconti speciali risulta essere molto prezioso.

Gestisco per un content creator il suo canale YouTube caricando i video, inserendo tutte relative informazioni, le note e le miniature e controllando ogni settimana gli analytics. Questa attività portava via molto tempo al mio cliente che ora può concentrarsi sulla creazione di nuovi contenuti.

Infine per un imprenditore online del settore automobilistico gestisco il suo blog e la sua pagina Facebook. Conoscendo la strategia di marketing della sua attività scelgo gli argomenti e i titoli degli articoli in ottica SEO da pubblicare sul blog e incarico i copywriter di scrivere i testi che poi revisiono e inserisco su WordPress; acquisto le immagini a corredo di ogni articolo e ne programmo l’uscita. Una volta pubblicati sul blog condivido gli articoli sulla pagina e attraverso le newsletter.

Le attività di cui mi occupo sono moltissime e spesso i miei clienti mi chiedono anche un supporto di tipo strategico per poter espandere il loro business o per migliorare le procedure interne. Ciò è possibile grazie a un mix di esperienza, competenza e fiducia reciproca.

Krisztina Fekecs

Assistente Virtuale @ KRYVA ✉ info@kryva.it

La selezione del personale sicuramente è una delle attività che chiede più tempo (e anche empatia).

Mi è capitata una società di consulenza in forte crescita che in poco tempo ha dovuto assumere 5 figure per diverse posizioni.

Per velocizzare più possibile la selezione ho organizzato la raccolta delle candidature secondo i criteri previsti e ho fatto una preselezione dei candidati.
Con il mio report e con le schede uniformate dei candidati la responsabile del personale ha potuto fare una valutazione veloce e proseguire con i colloqui finali.

In 3 settimane abbiamo gestito oltre 100 curriculum e siamo riusciti a selezionare le figure richieste durante l’estate, cosa che ha permesso alla società di partire con gli inserimenti e quindi avere il personale a disposizione già da settembre.

La società, delegando questa attività, ha risparmiato fino a 4 ore al giorno e ha dimostrato ai propri clienti la massima serietà e affidabilità.

La gestione dei lead è una delle attività più trascurate nella vita dei piccoli imprenditori. Succede spesso che le giovani attività in forte crescita si trovano in difficoltà nella gestione dei nuovi contatti e lead.

E’ successo anche a un mio cliente e certamente non era possibile la gestione di tutti i contatti con il personale ridotto, tipico di una piccola attività. Ho strutturato un sistema che raccoglie i contatti e monitora le fasi di sviluppo dei lead. In questo modo abbiamo curato ogni contatto e lead, senza perdere informazioni e con la massima cura.
Anche dal punto di vista del cliente è un plus, perché ha sempre a disposizione una persona di riferimento. Posso anche aggiungere che se i contatti sono gestiti da un’assistente personale viene data un’impressione molto più professionale 🙂

Due anni fa, quando sono stata incaricata per la gestione delle richieste di servizio per conto di un mio cliente, mi sono resa conto subito che servirà una sistema affidabile e fluido. Per mancanza di un gestionale personalizzato ho creato una board su Trello per gestire il flusso di lavoro.
In questo modo mai più clienti persi o trascurati, e il team di lavoro è sempre sincronizzato e aggiornato.

Questo è un esempio perfetto per dire che la figura dell’assistente virtuale non serve solo per le attività operative ma innanzitutto per il miglioramento nella gestione delle attività.

C’è chi pensa che con il commercialista sia libero dalle attività amministrative. Non è proprio così…se prendo l’esempio di un altro mio cliente che è spesso in trasferta e ha diverse attività in diversi paesi diventa chiaro che la gestione delle spese e delle fatture è molto faticosa.

Per rendere facile la nostra collaborazione e per avere un sistema sempre aggiornato, ho creato uno scadenzario (gratuito) su Trello. In questo modo abbiamo sempre la situazione chiara.
Aggiungo che è possibile delegare anche la gestione dei pagamenti tramite un conto corrente dedicato e condiviso.

Un mio cliente che vende il proprio prodotto tramite un ecommerce e ha un piccolo team per il customer care, aveva bisogno di organizzare meglio le informazioni, e organizzare la formazione dei collaboratori dell’assistenza clienti.

Ho creato una board su Trello dove ho raccolto e ho organizzato tutte le informazioni necessarie per coordinare il lavoro del customer care. In questo modo l’inserimento dei nuovi membri nel team diventa molto più gestibile e veloce.

Probabilmente non hai mai pensato che la tua coach di time management potrebbe essere semplicemente la tua assistente personale (e virtuale)!

In realtà questo mi succede con ogni cliente, perché il mio lavoro non è solo gestire le attività operative, ma anche fare formazione (dell’imprenditore e del team) per avere un’organizzazione efficace e produttiva.

Gloria Paoloni

Virtual Office Manager @ Egloconsulenza ✉ egloconsulenza@gmail.com

Faccio questo lavoro da vari anni e mi sono resa conto che spesso la concezione di “assistente virtuale” in Italia è un tantino grossolana.

L’assistente virtuale è una figura professionale nata negli Stati Uniti nel corso degli anni ’90, per attività di mero disbrigo pratiche…ma da allora ha notevolmente mutato il suo profilo, evolvendosi in maniera radicale.

Molte volte, si ritiene che un assistente virtuale svolga attività esclusivamente segretariali, ma le cose non stanno affatto così.

Un assistente virtuale può sì occuparsi di servizi basic – quindi segreteria, organizzazione agenda, gestione email – ma, tenendo conto delle competenze accademiche e lavorative maturate nel corso della propria carriera scolastica, universitaria e professionale, può gestire attività più specialistiche.

Personalmente, ho un background giuridico e amministrativo – sono laureata in Giurisprudenza ed ho un master di secondo livello in Professioni Legali – e la gestione di team e di progetti è stata da sempre il mio pane quotidiano.

Mi occupo, quindi, da sola o tramite i miei collaboratori, a seconda delle necessità del singolo cliente, di organizzare e gestire team, di operare nell’attività di supporto in materia di assistenza clienti online, dalle attività di customer care e social care, fino all’operatività in qualità di community manager, lavorando giornalmente nella gestione di gruppi e comunità su piattaforme social: la moderazione, la creazione di contenuti, la relazione con gli utenti e l’interrelazione degli utenti fra di loro sono divenute attività abituali.

Altre mansioni delegabili all’assistente virtuale e che si differenziano dalle classiche attività basic – e che svolgo oramai con frequenza – sono quelle relative all’organizzazione di eventi online e offline, la creazione di email commerciali e newsletter, l’organizzazione progettuale delle fasi di lavoro aziendali, l’analisi del cashflow e il suo miglioramento, implementando l’attività amministrativa con l’attività strategica.

Come capirai, oltre alle semplici attività amministrative, l’assistente virtuale – se qualificata – può davvero essere il tuo braccio destro, quello a cui delegare tutto, dai servizi più semplici, a quelli progettuali e di reale controllo gestionale.

Dalla segreteria alla progettualità, passando per la comunicazione: scelgo i miei collaboratori e offro soluzioni ad hoc per ogni singolo cliente.

Proprio per questo organizzo dei corsi di formazione per assistenti virtuali ed ho creato un’Academy per offrire al mercato del lavoro italiano dei professionisti da remoto che siano in grado di migliorare e supportare start up, aziende e imprenditori garantendo servizi professionali e di alta qualità di assistenza virtuale a 360°.

Michela Rimessi

Segretaria digitale da remoto @ Delegare Online 

Tanti imprenditori sono ancorati ad una visione tradizionale del lavoro, dove la presenza della segretaria deve essere nell’ufficio accanto.

La buona notizia è che esiste l’assistenza virtuale. Come tale, incarnano una delle idee imprenditoriali di successo, che sta dando una nuova dinamica al mercato e al business online.
In qualità di assistente virtuale sono posizionata, nel tessuto delle moderne professioni per il web.

Aiuto i miei clienti a fare soldi, a prosperare e a vivere la vita in modo organizzato e felice.

Quali sono le attività che gli imprenditori non sanno di poter delegare a un assistente virtuale?

• non sanno dell’esistenza di questo supporto da remoto;
• non hanno chiaro cosa e come delegare;
• manca la fiducia nei confronti verso chi lavora a distanza;
• collaborare con piattaforme moderne di project management, li scoraggia a priori;
• hanno paura di lasciare andare in quanto perfezionisti.

L’atteggiamento old-style cosa comporta?

• rimangono intrappolati nel micromanagement ripetitivo, che toglie energie utili;
• il business non cresce: è impossibile essere efficienti, efficaci, lavorando da soli e pretendere di accettare anche nuove commesse;
• a fine giornata sono sopraffatti e frastornati per il troppo lavoro.

Il segreto è esternalizzare ciò che non piace fare, che è ripetitivo e che non necessita di costante presenza del committente.

Ci sono state attività meno ovvie, che ho dovuto gestire.

Ho organizzato la festa di compleanno del figlio di un imprenditore, in base al budget e le indicazioni,. Ho prenotato la location, gestito allestimento, l’assicurazione, servizio di catering, per rendere la festa memorabile.

Gestito il trasloco di un ufficio. Attività stressante che è diventata un’esperienza leggera per il mio cliente.

Grazie ad un post sul mio blog, ho aiutato una persona, a creare la virtual box per l’eredità digitale.

La richiesta meno ovvia, è stata quando ho aiutato ad organizzare un funerale. Effettivamente è un servizio che non ho visto offrire da altre AV, ma che potrebbe avere il suo perché.

Benefici che porto:

• Faccio risparmiare tempo e massimizzo i risultati.
  L’imprenditore così si dedica ciò che gli porta reddito e sui clienti già fedeli e può valutare nuove acquisizioni.
• La convenienza: nessun obbligo di assunzione, con tutti i costi che ne deriverebbero.

Come delegare?

Impara a fidarti. Organizza le istruzioni da dare perché sono fondamentali. Evita le incomprensioni,dando informazioni poco precise o senza le indicazioni cruciali. Scrivi passo, passo come va fatto un task. Ti verrà utile sia per migliorarlo man, mano, che lo scrivi, che per una assistente virtuale nuova.

Si pensa che noi AV siamo onniscienti e in grado di utilizzare tutte le piattaforme. Non è così. Erogando servizi personalizzati, succede di non avere idea di come funziona la piattaforma del cliente, che deve formarci in modo adeguato, per farci crescere con la sua azienda.

Scoprirai che adoriamo lavorare su attività che ci insegnano nuove competenze e che ci consentono di crescere.

Marianna Masullo

Assistente Virtuale @ Marianna Masullo ✉ marianna.masullo3@gmail.com

Noi tutti siamo abituati a vivere sotto pressione con ritmi di lavoro massacranti e resto porta via tempo alla produzione. Quindi non siamo né efficienti né efficaci.

Tante volte in questi mesi ho letto che il multitasking fa male alla salute, in quanto, passando da un’attività all’altra, non si riesce a stare ben concentrati e quindi a lavorare bene.

Questa situazione genera stress e frustrazione perché non riusciamo a stare dietro ai mille impegni che abbiamo e ci sentiamo inadeguati. Quindi anche la nostra autostima ne risente.

Secondo me, va fatta una distinzione tra le grandi, PMI e i liberi professionisti o altri imprenditori.

Le grandi aziende, ad esempio, sono già abbastanza strutturate e al loro interno ci sono dipendenti specializzati nel campo del web marketing o assistenti di direzione con grande esperienza… Si affidano, dopo lunghissime gare di appalto, ad agenzie per la propria pubblicità, delegando loro attività di social e web marketing o di editing di testi o news per il proprio sito internet. Inoltre, secondo la mia esperienza, è difficile avere delle risposte da parte loro in quanto non riesci mai a parlare con chi decide ma solo con qualche impiegato. La struttura piramidale delle grande aziende in cui vige ancora il potere dall’alto in basso non permette, nonostante i tempi della cultura digitale e dello smartworking si stia diffondendo, di delegare attività all’esterno.

Forse non sanno nemmeno cos’altro delegare all’esterno (ad esempio anche una semplice presentazione in Power Point)  perché non potendo “controllare” la risorsa esterna, non si fidano. Oppure preferiscono assumere stagisti che si occupano di questo tipo di attività.

Questo discorso vale anche per le PMI (sopratutto quelle aziende di produzione e di servizi) che sono ancora più strutturate e guidate da Manager “vecchio stampo”…Anche per loro vale il discorso di onnipotenza perchè vogliono fare e decidere in autonomia senza delegare alcune attività, tra cui, ad esempio, la contabilità ad una risorsa esterna in quanto credono che questo passaggio non generi risultati.

Continuano a volere assumere personale interno (con costi elevatissimi!) e a far fare tutto internamente in quanto credono che una persona che lavora da remoto non sia una professionista seria e competente. Questo tipo di Manager insiste nel voler fare tutto da soli, lavorando magari 20 ore al giorno. E costringendo i propri collaborati interni a fare altrettanto.

E’ qui, invece, che entra in gioco l‘Assistente Virtuale, una figura che ha un background lavorativo e un bagaglio di competenze, acquisite con il tempo e in settori diversi, che permette di “dare ossigeno” a tanti imprenditori e liberi professionisti.

L’Assistente Virtuale aiuta imprenditori e liberi professionisti ad individuare quali potrebbero essere le attività secondarie che rubano tempo al proprio business.

Queste potrebbero essere attività di segreteria e back office commerciale (rispondere/ gestire corrispondenza email, gestire appuntamenti, gestire l’agenda, creare presentazioni in PPT, creare un modello di business…), attività di social media marketing o di web marketing (creazione e gestione newsletter, gestione dei canali social…), attività di piccola contabilità o amministrazione.

Se un imprenditore stilasse una lista delle cose che fa ogni giorno, vedrebbe che la maggior parte riguardano le voci indicate qui sopra. Senza considerare che lui deve concentrarsi sulle sue attività principali di business se vuole mandare avanti la propria azienda.

Un avvocato, ad esempio, dovrà concentrarsi sulle cause civili o penali in Tribunale ma la gestione dell’agenda la può delegare all’esterno, ammesso che la propria segretaria di studio non riesca a gestirla in quanto potrebbe essere già occupata con altre mansioni.

Un medico dovrà occuparsi di visitare i pazienti e potrebbe affidare le attività di gestione della segreteria all’esterno, senza dover assumere una collaboratrice fissa nel proprio studio.

Se avessimo più fiducia nel prossimo e iniziassimo a delegare alcune attività all’esterno ci sarebbe più flessibilità, tempo libero e non vivremmo solo per lavorare!

Anna Donadio

Assistente Virtuale @ VirtualAD ✉ annadonadio@virtualad.it

Se c’è un argomento che è stato esaurientemente trattato dalla quasi totalità delle moderne assistenti virtuali, è proprio quello del concetto di delega.

Credo sia necessario però toccare in maniera più “ruspante” l’argomento, facendo capire all’imprenditore che a volte la ridistribuzione del carico di lavoro è necessaria, se non vuole arrivare al punto di diventare “la segretaria di se stesso”.

Solo se arriva a fare suo questo concetto si può cominciare a parlare di quali potrebbero essere le attività che potenzialmente può delegare… ossia tutte quelle che occupano una parte non indifferente del suo tempo e che non corrispondono alla sua professione in senso stretto.

Se l’imprenditore comincia a trovarsi in una fase crescente del suo business, arriverà un momento in cui non avrà più tempo di svolgere il suo lavoro a causa dell’espletamento di attività legate ad ambiti, per così dire “obbligatori” e/o “stringenti”.

Cosa succede?… L’imprenditore rimanda la conclusione di un lavoro perché si avvicinano scadenze improrogabili oppure ha delle attività accessorie da svolgere restando schiacciato dagli impegni.

Esempi:

• Attività amministrative
• Back-office commerciale

Altre attività che dopo un po’ vengono abbandonate o che non vengono nemmeno prese in considerazione, in quanto spesso l’imprenditore non ha le competenze per svolgerle (e quindi le rimanda indefinitamente) possono essere:

• Creare una pagina LinkedIn o Facebook
• Ideare un calendario editoriale
• Curare l’invio delle newsletter
• Rivedere il sito web
• Pubblicare articoli sul blog
• Organizzare seminari

e tanto altro…

Se l’imprenditore comincia a pregustare l’idea di poter delegare parte del suo carico di lavoro a una collaboratrice esterna, può eventualmente iniziare con un periodo di prova.

Se il servizio piace, potrà poi decidere di gestire il rapporto per picchi di lavoro e con modalità flessibile… anche se per esperienza so che i migliori risultati si ottengono nei rapporti continuativi. Magari poco ogni mese, ma continuativamente.

L’assistente virtuale in tal modo diventa non soltanto una fidata collaboratrice, ma anche una partner con cui condividere progetti, gioie e dolori dell’attività imprenditoriale.

E devo dire che con alcuni clienti ci siamo divertiti (e ci divertiamo) molto a collaborare insieme…perché in questi casi, se c’è fiducia reciproca ed entusiasmo, diventa veramente motivante lavorare insieme.

Per esempio, sono stata contattata da un manager che aveva necessità che gli facessi delle ricerche per la sua tesi di laurea. È stato molto strano per me sfociare come professionista nell’ambito accademico, ma è stato interessante e mi ha fatto capire che le possibilità di fare affidamento ad un’assistente virtuale sono pressoché illimitate.

Un’altra cosa particolare che mi è successa è quella di capire, per conto di un cliente, come pubblicare un e-book su Amazon (e non è che sia proprio una passeggiata…eh?). Si trattava di una richiesta un po’ al di fuori delle mie competenze ma poi, alla fine, mi sono sorpresa ad accettare l’incarico e a smanettare come se non ci fosse un domani.
Anche l’aspetto della formazione continua è un lato della mia professione che mi gratifica parecchio.

Mara Magrini

Assistente Virtuale @ Mara Magrini ✉ magrinimara@gmail.com

Uno primo contatto per me è fondamentale al fine di capire cosa cerca la persona che mi contatta. Solitamente avvenire via email, ma subito dopo penso che un contatto telefonico sia la soluzione migliore, se si ha intenzione di instaurare una reale collaborazione.

Ecco perché ho optato per una prima call conoscitiva di 30 minuti su Skype con chi mi chiede informazioni.

Durante queste call mi è capitato di parlare sia con persone che avevano una vaga idea di ciò che stavano cercando, sia con persone che pur sapendo di aver bisogno d’aiuto, non sapevano come chiarirsi le idee.

Ho supportato professionisti con la realizzazione di content upgrade (contenuti extra collegato a un articolo o video che completa i contenuti proposti all’interno dell’articolo in questione) [ndr: ecco il nostro video sui content upgrade], freebie (contenuti gratuiti legati a newsletter), di trascrizioni e editing audio/video, revisionare guide e ebook, di riordinare database online e di insegnare l’utilizzo di strumenti per il project management come Trello.

Forse alcuni imprenditori pensano all’assistente virtuale come a una figura che opera solo in campo amministrativo per la gestione della contabilità, delle email o dell’organizzazione dell’agenda, ma non è così!

La mia è una figura professionale flessibile che può occuparsi di molteplici compiti.

Anche io seguo la fatturazione per delle freelance, ma ciò non mi vieta di seguire anche professioniste con la scrittura e la revisione dei post del blog (soprattutto per il lato SEO, che non per tutti è così facile e scontato), nella gestione di pagine social o con la newsletter e relative automazioni.

Per questo dico che l’assistente virtuale è una valida collaboratrice che non si ferma solo al puro lavoro d’ufficio, bensì può gestire uno svariato numero di attività legate al mondo digitale e non solo.

Per esempio mi è capitato l’anno scorso di lavorare per una startup nel settore beauty e, seguendo il loro progetto per cinque mesi ho lavorato sia online, occupandomi di tenere contatti con clienti e fornitori, sia offline presenziando ai vari corsi in aula che organizzavo.

Il vantaggio più grande che ho portato (e che porto) ai miei clienti è senz’altro la leggerezza. Il fatto di alleggerire con il mio supporto le loro giornate. Molti mi ringraziano perché li libero da piccoli o grandi compiti che non hanno voglia di svolgere.

Sentirsi dire grazie perché con il mio supporto, possono gestire direttamente altre attività che gli permettono di far crescere il proprio business, per me è una bella soddisfazione.

Antonella Cafaro

Assistenza Virtuale @ Antonella Cafaro ✉ antonella@antonellacafaro.com

Ogni assistente virtuale ha una sua area di specializzazione, io ad esempio mi occupo soprattutto di back office amministrativo, e alcune delle attività che mi delegano i miei clienti e che vengono ignorate da molti sono:

• Preparare e inviare documenti e/o contratti per la firma.
  Una mia cliente ha un contratto per ciascun servizio che offre. Ogni volta in base alle sue istruzioni inserisco i dati del suo cliente ed eventuali accordi particolari. Mi occupo dell’invio via email e del follow up nel caso il cliente tardi a restituire il contratto firmato.  Con alcuni utilizziamo un sistema di firma online (es: DocuSign, HelloSign). In questo caso carico il documento sul software, lo preparo con i campi da compilare e firmare e lo invio. Una volta firmato dalle parti coinvolte, scarico il documento e lo salvo in una cartella condivisa col mio cliente.
• Preparare preventivi.
  Alcuni sono lunghi e dettagliati e richiedono molto tempo. Una cliente mi ha condiviso tramite Google Drive il suo database, contenente i suoi preventivi pregressi. Facendo una ricerca per tipo di servizio da preventivare trovo – quasi sempre – un preventivo simile già utilizzato. Cambio nomi, date, riferimenti ed elaboro il nuovo preventivo che condivido col mio cliente, che a questo punto si ritrova il grosso del lavoro già fatto e può dedicarsi alla verifica e alla eventuale personalizzazione dei dettagli.
• Categorizzare spese.
  I clienti più organizzati mi inviano un zip file o condividono direttamente una cartella contenente fatture/ricevute/scontrini in formato pdf.  Altri fotografano i documenti con lo smartphone e me li inoltrano via WhatsApp. Per ogni documento inserisco in una tabella condivisa: tipo spesa, fornitore, importo, mese di riferimento e eventuali note. Ci sono programmi o app che aiutano a farlo, ma alcuni miei clienti trovano più pratico inviarmi velocemente i documenti con un click liberandosi dell’incombenza. A fine mese (o trimestre) invio i documenti al loro commercialista.
• Chiamare i call center per risolvere problematiche varie.
  Può essere il supporto del gestore dell’hosting, ma anche una compagnia aerea per una prenotazione non modificabile online. Mi sono occupata anche di volture presso società di gas, energia elettrica, acqua. Tutte cose che portano via tempo prezioso all’imprenditore che preferisce invece utilizzarlo in altro modo, più proficuo.
• Fare ricerche online.
  Ad esempio confrontare prodotti o servizi da acquistare. Per un cliente ho cercato un appartamento in affitto a Milano. Mi ha indicato tipologia di appartamento, zone preferite, budget ed altri dettagli utili. Gli ho presentato così una rassegna di appartamenti già “scremati” tra cui scegliere e ho poi contattato le varie agenzie per fissargli gli appuntamenti.  In altri casi ho ricercato e “scremato” professionisti a cui affidare specifici progetti per i miei clienti.

Le attività che possono essere delegate sono davvero infinite, spesso si inizia a collaborare e man mano che si procede saltano fuori nuove attività a cui non si era pensato prima.

Alcuni non sanno proprio da cosa partire, spesso perché non hanno neanche idea della miriade di cose di cui si occupano all’interno della loro attività.

L’ideale sarebbe partire da un elenco dove annotare tutte le azioni che si compiono regolarmente, anche quelle apparentemente più insignificanti.
Questo ci aiuta a capire quali dobbiamo tassativamente fare noi (se sono una psicologa, le sedute coi pazienti le devo fare io) e quali altre, con le dovute spiegazioni, possiamo far fare ad altri.

Elena Augelli

Assistente Virtuale @ Elena Augelli ✉ info@elenaaugelli.it

Prima di parlare di attività che gli imprenditori possono delegare a un’Assistente Virtuale io farei un po’ di chiarezza su questa professione che in Italia negli ultimi 5 anni si è diffusa con molta rapidità.

Si tratta di una professione che nel mondo anglosassone esiste da molti più anni, perché in questo mercato la delega a lavorare a distanza attraverso strumenti digitali, è già stata praticata e assimilata da tempo. In Italia è arrivata in sordina, per poi esplodere di recente.

La fortuna di questa espansione può essere attribuita in larga misura al fatto che molte assistenti di direzione, responsabili commerciali e amministrative hanno deciso di mettersi in proprio per svolgere mansioni apprese in anni di carriera. A queste figure si sono affiancante anche giovani professioniste, con minor anni di esperienza lavorativa ma capaci di utilizzare in modo eccellete gli strumenti digitali, in continua evoluzione.

Partendo da questa base possiamo dire che esistono differenti settori di specializzazione sotto il cappello di Assistente Virtuale ed è auspicabile che ognuna tenda ad averne una per distinguersi sul mercato.

Ecco la rosa più ampia delle attività che un’Assistente Virtuale può sviluppare:

• seguire amministrazione, contabilità, fatturazione (attiva e passiva)
• gestire il back office (mail, telefonate, calendario appuntamenti, scrittura preventivi)
• sviluppare attività commerciale (customer care e ricerca contatti per new business)
• creare e mantenere un archivio digitale
• gestire social network in modo professionale (Linkedin in primis)
• svolgere ricerche online sui competitor
• ricercare fonti online per scrittura testi
• curare la scrittura di contenuti per siti, blog, biografie, progetti

Per imparare a delegare, consiglio di affidarsi alla precisione, pena la pignoleria:

• stabilire chiaramente l’oggetto del lavoro e gli obiettivi che si vogliono raggiungere
• chiedere un preventivo dettagliato, dopo aver comunicato il budget a disposizione
• individuare un arco di tempo per la durata dell’incarico
• prevedere dei momenti di verifica intermedia
• concordare una relazione finale sul lavoro svolto per valutarlo e decidere se rinnovare il contratto

Una Assistente Virtuale può essere un supporto continuativo in una attività, una sorta di co-pilota esterno che aiuta a portare avanti diversi incarichi, oppure può essere un aiuto occasionale per svolgere compiti basati su necessità e tempi circoscritti.

Fondamentale per la delega, oltre alle skill tecniche, è la capacità di ascolto e di fiducia che un’Assistente Virtuale esprime quando incontra (seppur virtualmente) un potenziale cliente.

Prendersi carico e restituire i problemi risolti deve essere il mantra delle Assistenti Virtuali.

Giovanna Russo

Amministrazione on-deman @ The modern office ✉ info@themodernoffice.it

Il mio lavoro è spesso affiancato a quello dell’assistente virtuale, ed effettivamente ha molto in comune.
Io mi occupo di amministrazione on-demand, in altre parole di contabilità e organizzazione.

Aldilà delle mansioni classiche legate a questa professione, non tutti sanno che è possibile contattare una persona che si occupa di amministrazione anche per una consulenza singola, ad esempio per impostare bene il programma di fatturazione (come l’ottimo FattureinCloud), capirne le funzionalità principali senza impazzire ma cogliendone i vantaggi che non sempre sono conosciuti dai non addetti ai lavori.

Tante persone non usano questi programmi perché pensano che siano troppo complicati, o li usano solo per le fatture. Al contrario, questi strumenti facilitano la gestione di un’attività in proprio e possono anche far crescere il business se si sa come usarli.

Un tema trattato spesso in questo tipo di consulenze è individuare le proprie linee di prodotto, creare dei codici e impostare il programma affinché richiamando il codice, la descrizione e il prezzo della fattura vengano già compilati in automatico.

In questo modo non soltanto si emette fattura più velocemente, ma si crea in automatico uno storico che ti dirà quanto hai venduto di quel prodotto e quanto ci hai guadagnato.

Una metrica molto utile per capire su cosa puntare o magari avere informazioni sulla stagionalità.

Conclusione

In questo articolo abbiamo visto il parere di ben 10 assistenti virtuali italiane che ci hanno parlato del loro lavoro e del valore che hanno portato ai clienti con cui hanno lavorato.

Voglio chiudere riassumendo in tre punti quello che ho imparato:

1. Il primo passo verso la delega è dare fiducia ai collaboratori;
2. Un assistente virtuale è una risorsa strategica per l’imprenditore;
3. Fai un elenco delle azioni che fai regolarmente per capire da dove iniziare a delegare.

E tu? Hai mai lavorato con una VA?
Qual è la tua esperienza a riguardo?