Se sei titolare di un ecommerce sai bene quanto sia importante per il successo del tuo business riuscire a mantenere l’ordine tra entrate, uscite, ordini e scadenze di pagamento. Saper tenere la contabilità della tua attività online è essenziale per tenere sotto controllo l’andamento del tuo business. Automatizzare il processo di fatturazione ti aiuta a rendere più efficiente sia la comunicazione con i tuoi clienti che la gestione delle tue finanze.
Pensare di poter gestire manualmente le fatture, in particolare se hai un ecommerce che riceve decine di ordini ogni giorno, non è realistico: oltre ad essere un’operazione che richiede tantissimo tempo, creare e inviare ogni fattura in modo individuale ogni volta che ce n’è bisogno rischia di farti apparire poco professionale.
Per fortuna non è necessario: WordPress e WooCommerce mettono a disposizione tanti strumenti per automatizzare l’invio di fatture ai tuoi clienti. La fatturazione automatica ti può far risparmiare tempo e fatica, eliminando la necessità di creare e inviare manualmente le fatture.
In questo articolo, spiegheremo cosa c’è da sapere sul tema della fatturazione automatica, come può aiutarti a crescere e quali sono i migliori plugin su cui fare affidamento per implementare l’invio automatico di fatture ai tuoi clienti.
I vantaggi della fatturazione automatica
Oltre a farti risparmiare tempo prezioso eliminando la necessità di creare e inviare manualmente ogni documento, automatizzare il processo di fatturazione sul tuo ecommerce porta con sé altri vantaggi non da poco:
- Maggiore precisione: con la fatturazione automatica riduci il rischio di commettere errori, come l’inserimento di importi di fatturazione sbagliati o errori di battitura nelle informazioni del cliente. Questo renderà la contabilità più accurata e ridurrà il rischio di incomprensioni o controversie.
- Migliore comunicazione con i clienti: la fatturazione automatica migliora la comunicazione con i clienti, fornendo loro un modo semplice e comodo per ricevere e pagare le fatture. Automatizzando, ti assicuri di inviare sempre le fatture in modo tempestivo 365 giorni all’anno e eviti che i tuoi clienti stiano in attesa senza sapere come procedere al pagamento.
- Migliore tracciabilità dei pagamenti: la fatturazione automatica può rendere più semplice la tracciabilità dei pagamenti e garantire che le fatture siano pagate in tempo. Attraverso un sistema integrato al tuo ecommerce potrai gestire il flusso di cassa in modo più efficace.
Per questi motivi ogni ecommerce dovrebbe utilizzare un sistema automatizzato di fatturazione. Adesso, andiamo a vedere come implementarlo.
Come scegliere un plugin di fatturazione automatica per il tuo sito WordPress
Sul mercato esistono decine di plugin per WordPress che puoi utilizzare per automatizzare l’invio di fatture online ai tuoi clienti. Ogni plugin offre funzionalità e caratteristiche diverse e questo può creare un po’ di confusione a chi si avvicina per la prima volta al mondo dell’ecommerce.
Ecco alcune delle caratteristiche base che dovresti cercare in un plugin di fatturazione per WordPress:
- Se la tua attività è registrata in Italia, avrai bisogno di un sistema che permetta la fatturazione elettronica.
- La possibilità di collegare il plugin a un programma di contabilità esterno.
- Se vendi servizi in abbonamento, ti servirà un plugin che gestisca pagamenti ricorrenti.
- Se vendi in più parti del mondo, dovrai considerare le diverse regole sulla tassazione che esistono negli stati in cui lavori.
- Il plugin deve consentire di personalizzare l’aspetto e il contenuto delle fatture, ad esempio aggiungendo il tuo logo, regolando il layout e includendo campi o informazioni aggiuntive che ritieni necessari.
- La gestione di pagamenti a rate, sempre più comune e richiesta sul web.
- La possibilità di integrare il plugin con più gateway di pagamento possibile, in modo da offrire a chi acquista più opzioni.
- La presenza di un pannello di controllo centrale, da cui gestire tutti gli ordini.
- Il plugin dovrebbe inviare notifiche automatiche via email ai clienti quando le fatture vengono create, inviate o pagate.
- Il plugin deve essere sicuro, con misure atte a proteggere le informazioni sensibili dei clienti e i dati di pagamento.
Non è detto che tutte le funzionalità di cui hai bisogno siano presenti, spesso si tratta di scegliere il compromesso migliore tra facilità d’uso, esperienza cliente, e caratteristiche chiave.
I migliori plugin di fatturazione automatica per WordPress e WooCommerce
Lavorando con ecommerce piccoli e grandi ogni giorno, ci sentiamo di consigliare tre plugin che hanno soddisfatto i nostri clienti negli anni.
WooCommerce PDF Invoices
WooCommerce PDF Invoices è un plugin che consente di inviare automaticamente una fattura in formato PDF ai clienti con ogni e-mail di conferma dell’ordine. Al momento dell’installazione il plugin offre un modello di fattura predefinito, ma c’è anche la possibilità di creare e utilizzare i propri template personalizzati.
Il plugin gestisce in automatico la numerazione delle fatture in sequenza, in modo da tenere facilmente traccia di tutti i pagamenti, e permette ai tuoi clienti di scaricare le fatture direttamente dai loro account sul tuo sito WooCommerce.
In quanto estensione di WooCommerce, questo plugin può essere utilizzato solo con WooCommerce e non è compatibile con altri plugin di vendita per WordPress. Un grande vantaggio di WooCommerce PDF Invoices è che è stato sviluppato per aderire alle leggi italiane per la fatturazione elettronica: con questo plugin infatti potrai inserire Codice Destinatario o PEC dei tuoi clienti italiani nella fattura, in modo da creare documenti corretti da un punto di vista legale.
YITH WooCommerce Invoices
YITH WooCommerce Invoices è un plugin a pagamento (con un costo annuale di 79,99€) che consente di creare fatture elettroniche sia in formato PDF che XML e di archiviarle in modo automatico su Dropbox e Google Drive, nel caso ti serva un backup in cloud.
Nonostante si tratti di un plugin per il mercato internazionale, è stato progettato per soddisfare anche le esigenze di fatturazione di aziende italiane, offrendo quindi la possibilità di creare fatture conformi alle normative.
Il principale vantaggio di questo plugin è che si tratta di uno strumento estremamente flessibile: ti permette di personalizzare le fatture come meglio credi, configurare la numerazione sequenziale, esportare le fatture in un file CSV e gestire le note di credito. Insomma, un programma completo per tutto quello che riguarda la contabilità del tuo ecommerce.
Easy Fattura Elettronica
Easy Fattura Elettronica è un plugin per WordPress per creare fatture in XML, disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. È un plugin semplice e senza fronzoli, per chi ha bisogno di uno strumento facile da utilizzare per creare fatture conformi alle leggi italiane.
La versione gratuita è già sufficiente per una gestione base degli ordini e delle fatture, anche se non consente una personalizzazione delle funzionalità al pari di altri plugin più avanzati.
La versione Pro, a pagamento, offre molte funzioni utili in più, inclusa la possibilità di integrare il plugin con WooCommerce PDF Invoices, controllare automaticamente la validità della Partita IVA dei tuoi cliente tramite il sistema VIES e escludere l’IVA nelle fatture inviate in Europa o nel resto del mondo.
Fatturazione automatica in WordPress: uno strumento di crescita
La fatturazione automatica è ormai diventato essenziale per tutte, o quasi, le aziende che vendono online. Sebbene siano disponibili diversi plugin di fatturazione per WordPress, è importante sceglierne uno facile da usare, personalizzabile e compatibile con le proprie esigenze.
Utilizzando plugin come WooCommerce PDF Invoices, YITH WooCommerce Invoices o Easy Fattura Elettronica potrai creare e inviare fatture con pochi clic, risparmiando tempo e energia preziose per la crescita del tuo business.
Automatizzando il processo di fatturazione migliorerai l’accuratezza, la tracciabilità dei pagamenti, la comunicazione con i clienti e potrai dedicare più tempo alle attività che fanno davvero la differenza.
